Protocolo de denuncias interno

Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

1. FINALIDAD

La asociación Gorabide ha implantado un sistema de cumplimiento normativo de acuerdo con la Ley 2/2023, que garantice la protección de las personas informantes de infracciones normativas. A tal fin, se ha elaborado el presente protocolo que recoge las reglas de funcionamiento para tramitar y resolver las denuncias que se reciban a través del canal interno sobre infracciones normativas.

La finalidad de este protocolo es la regulación de un procedimiento para garantizar el cumplimiento de las normas jurídicas referidas a los ámbitos especificados por la ley, que permite a esta entidad conocer el incumplimiento de las mismas, prevenir y corregir aquellos incumplimientos que sean detectados.

2. ÁMBITO DE APLICACIÓN

El presente protocolo será de aplicación a todas aquellas personas que forman parte de Gorabide, así como a cualquier otra persona, vinculada o no a la misma, que pueda tener conocimiento de cualquier incumplimiento de las normas jurídicas.

La asociación debe garantizar la puesta a disposición del presente protocolo a todas las personas trabajadoras, así como a todas las personas físicas o jurídicas que tengan algún tipo de vinculación con ella (profesionales; personas con una relación laboral ya finalizada; voluntariado; becarias y becarios; personas en formación y/o prácticas; o personas cuya relación laboral aún no se haya iniciado, pero estén en un proceso de selección o negociación precontractual).

3. GARANTÍAS

Para su correcto funcionamiento, el canal de denuncias cumple una serie de garantías esenciales, tanto para la persona denunciante, como para la persona denunciada y para otras que puedan verse implicadas.

Garantías de la persona denunciante: Son imprescindibles para la efectividad del canal, ya que su inexistencia desincentivaría la utilización del mismo ante el conocimiento de una conducta impropia en la organización que suponga un incumplimiento normativo. Estas garantías son las siguientes:

• Confidencialidad: El canal de denuncias implantado permite y garantiza la confidencialidad de la persona denunciante y de las comunicaciones.
• Indemnidad frente a represalias: La denuncia efectuada no puede dar lugar a represalias contra la persona denunciante. Por tanto, Gorabide no podrá imponer ninguna sanción a profesionales denunciantes que esté motivada o guarde relación con la denuncia.
• Derecho a recibir información del resultado y seguimiento de la denuncia.
• Anonimato: Si así lo decide la persona denunciante, podrá proteger su identidad a través de ciertos mecanismos dispuestos en este protocolo.

Garantías de la persona denunciada: El canal garantiza también los derechos de la persona denunciada y de otras personas que puedan verse afectadas. Estas garantías son las siguientes:

• La persona denunciada tiene derecho a conocer la existencia de una denuncia en su contra.
• La persona denunciada tiene derecho a ser oída en el expediente y a efectuar las alegaciones que considere procedentes.

Garantías de otras personas afectadas o implicadas: Pueden existir terceras personas implicadas en los hechos, que pueden ser afectadas, testigos, etc., cuyos derechos también deben ser protegidos. Así, se garantiza la protección de la intimidad y dignidad de las demás personas que puedan resultar implicadas.

4. RESPONSABLE DE LA GESTIÓN DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN

Para asegurar la objetividad, transparencia e imparcialidad del proceso, la gestión del sistema interno de información, así como del canal interno, se ha encomendado a la empresa Global Factory, que se encargará de la recepción de las denuncias, su análisis, investigación y, en su caso, la incoación de un expediente, propuesta de medidas cautelares y propuesta de resolución. Se designa a Global Factory como responsable del sistema. Las denuncias, así como los procedimientos a que las mismas puedan dar lugar, serán puestas en conocimiento de la propia asociación, contactando con la persona responsable de requerimientos normativos.

5. PROCEDIMIENTO DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN

Presentación de la denuncia a través del canal interno

Se podrán interponer denuncias contra las personas, con arreglo a los procedimientos y los canales expuestos en los apartados siguientes. Los procedimientos y canales se constituyen en base a los principios de seguridad, confidencialidad, independencia y autonomía. Las denuncias podrán ser interpuestas tanto de forma escrita como de manera verbal, publicitándose asimismo los canales y procedimientos mediante la web, y el tablón de anuncios de los centros y servicios de Gorabide.

• Denuncias a través de correo electrónico
  Las denuncias escritas se podrán interponer vía correo electrónico, mediante su envío a la dirección compliance@gorabide.com. A los efectos de asegurar la confidencialidad, solamente tendrán acceso a este canal las personas u órgano que se designen previamente a tales efectos por Gorabide. El acceso a esa dirección de correo electrónico se restringirá mediante contraseñas. Dichas contraseñas, solamente podrán ser conocidas y custodiadas por las personas u órgano que se designen previamente a tales efectos por esta asociación. Asimismo, tanto las denuncias como las posteriores comunicaciones que se efectúen mediante esa dirección de correo electrónico serán objeto de las medidas técnicas y de seguridad y confidencialidad informática cuya aplicación resulte idónea para la consecución de estos fines.

• Denuncias a través de correo postal
  Las denuncias que sean interpuestas en forma física podrán ser presentadas mediante correo postal a Global Factory, S.L – c/ Nervión nº 3, 5º dcha. – 48001 Bilbao.

• Denuncias a través de canales verbales (telefónico y presencial)
  El sistema habilita un canal para permitir la interposición de denuncias en forma verbal, por vía telefónica o de manera presencial, si así lo solicita la persona denunciante, dentro del plazo de siete días. El teléfono para tal fin es el 946 612 774. Las denuncias verbales serán interpuestas por parte de la persona denunciante ante la persona responsable del sistema, que levantará acta escrita en la que se recogerá y se hará constar de manera literal el contenido íntegro de la misma.

Recepción de la denuncia y juicio de idoneidad

Las denuncias interpuestas serán recibidas únicamente por la persona responsable del sistema, en este caso, Global Factory, en quien Gorabide delega y encomienda el ejercicio de dicha función en calidad de entidad externa independiente, que deberá actuar igualmente en base a los principios de confidencialidad establecidos en este protocolo.

• Acuse de recibo
  Tras la recepción de una denuncia a través del correspondiente canal, se dará acuse de recibo a la persona denunciante de la correcta recepción de la misma, por idéntica vía por la que ésta fue interpuesta –siempre que se cuente con los datos para ello–, en un plazo no superior a siete días naturales a contar desde el siguiente a su recepción. Asimismo, se le informará de sus derechos y obligaciones, salvo que lo anterior no resulte posible por ser la denuncia anónima.

• Formación del expediente de denuncia
  Con las denuncias recibidas, se formarán los correspondientes expedientes; tanto en formato físico, en archivo custodiado de seguridad, como en formato digital, en fichero y servidor informático específico con acceso restringido, al que solamente tendrán acceso las personas designadas por Gorabide. Esos expedientes se preservarán durante un periodo de tiempo prudencial, suficiente y bastante, en cumplimiento, en todo caso, de la normativa vigente en materia de protección de datos personales .Al expediente de denuncia se le asignará un número de registro de entrada de la denuncia. En ese expediente se consignarán, como mínimo, los siguientes extremos: la fecha y forma de recepción de la denuncia, el número de registro de entrada, las personas que de una u otra forma figuren en la misma (si se conocen) y un breve resumen de sus hechos y de su contenido.

• Juicio de idoneidad
  La persona responsable del sistema efectuará un primer juicio de idoneidad, a los efectos de determinar si los hechos objeto de la denuncia se encuentran incluidos en el ámbito objetivo del canal o si, por el contrario, quedan fuera de dicho ámbito objetivo. Es decir, se procederá a un primer análisis, del que puede resultar su admisión a trámite, si de la denuncia resulta algún indicio de incumplimiento de la normativa penal, o su archivo si no hay indicios de ningún incumplimiento.No obstante, en el caso de existir duda sobre si los hechos objeto de denuncia se encuentran incluidos en el ámbito objetivo de dicho canal, se realizarán las consultas oportunas a los efectos de analizar los hechos y de adoptar una decisión.

• Denuncias incluidas en el ámbito objetivo del canal
  En caso de recepción de una denuncia aparentemente incluida en el ámbito objetivo del canal, de acuerdo con el primer juicio de idoneidad, se activará la fase de admisión a trámite. Para ello, la persona responsable del sistema convocará a la persona responsable de requerimientos normativos de Gorabide, para reunirse a la mayor brevedad posible y, en todo caso, antes de siete días hábiles a contar desde la fecha de recepción de la denuncia.

• Denuncias no incluidas en el ámbito objetivo de canal
  En caso de recepción de una denuncia no incluida en el ámbito objetivo del presente canal, por tratarse recomendaciones, sugerencias y/o dudas, entre otras, la persona responsable del sistema igualmente dará acuse de recibo a la persona denunciante por la misma vía por la que ésta interpuso la denuncia, –siempre que esto sea posible por contar con datos de la persona informante– indicándole que los hechos comunicados no están incluidos en el ámbito objetivo del canal de denuncias de Gorabide.En tales supuestos, se informará asimismo a la persona denunciante de que podrá remitir a Gorabide las recomendaciones, sugerencias y/o dudas que considere oportunas a través de la dirección de correo electrónico uau@gorabide.com, o a través del apartado “Contacto” habilitado en la web de esta asociación.

• Archivo de la denuncia
  En caso de que la denuncia resultara carente de fundamento o de todo punto irreal, se procederá inmediatamente a su archivo, y se levantará acta razonada a tales efectos. El acuerdo de archivo adoptado deberá ser comunicado a la persona denunciante, en un plazo no superior a siete días naturales, en aquellos casos en los que resulte posible por contar con sus datos de contacto.En estos supuestos, con la denuncia recibida y archivada, se formará igualmente un expediente interno al cual se asignará el correspondiente número, a los meros efectos de su correcto y debido registro.

• Admisión a trámite de la denuncia
  En caso de que la denuncia superase el juicio de verosimilitud, se procederá a adoptar el correspondiente acuerdo de admisión a trámite y de incoación, actuando de conformidad con los procedimientos establecidos en materia de investigaciones internas previstos en este protocolo. Asimismo, se dará traslado de la denuncia a la persona denunciada en un plazo no superior a quince días hábiles, para que formule, en su caso, las alegaciones oportunas en los siguientes diez días hábiles.

Proceso de investigación interna

• Apertura de investigación interna
  Una vez se haya recibido la denuncia y se considere que la misma es verosímil, se ordenará la apertura de la correspondiente investigación interna, con el fin de (a) esclarecer los hechos denunciados, (b) identificar a las personas responsables de las conductas denunciadas, y (c) recopilar las pruebas pertinentes para su descubrimiento. El proceso de investigación se llevará a cabo con el máximo rigor para comprobar la veracidad de los hechos, respetando la presunción de inocencia y los demás derechos que asisten a las personas denunciadas.

• Encomienda de la investigación interna
  El proceso de investigación implicará la recopilación de las pruebas necesarias (entrevistas a personas implicadas, solicitud de documentos, obtención de información a través de otras personas o de fuentes externas, etc.). Tanto la persona responsable del sistema (Global Factory) como la persona responsable de requerimientos normativos de Gorabide tendrán las facultades suficientes para dirigirse a cualquier área organizacional o persona de la asociación, para obtener la información o documentación necesaria. Si fuese necesario, se prevé la posibilidad de encomendar a un despacho profesional de abogacía, bajo la supervisión última de las personas responsables del sistema y de requerimientos normativos.

• Formación del expediente de investigación interna
  A los efectos de iniciar la investigación interna, la persona responsable encargada de la investigación o, en su caso, de la supervisión de la misma, deberá abrir un expediente, al que se le asignará el correspondiente número de diligencia. En dicho expediente, deberá quedar constancia documental de todas las actuaciones practicadas, y se adjuntará la totalidad de las pruebas o diligencias documentadas obtenidas en el desarrollo de la investigación.

• Plazo
  El plazo de la investigación no podrá en ningún caso superar los tres meses, desde la recepción de la denuncia.

• Diligencias de investigación
  En el marco de la investigación, se podrá hacer uso de todas las actuaciones jurídicamente lícitas y válidas para la averiguación de los hechos objeto de denuncia. La selección y práctica de dichas actuaciones estará regida por el principio de proporcionalidad: la medida deberá ser (a) excepcional –no deberán existir otras actuaciones investigadoras menos gravosas para alcanzar el objetivo perseguido–, (b) necesaria –sin su práctica, se podría comprometer la investigación– y (c) idónea –deberá servir a los fines de la investigación–.

Entre otros, serán medios lícitos de investigación, los siguientes:

1. • Entrevista a las personas investigadas, que deberá ir precedida, de la pertinente lectura de los derechos y garantías que les asisten, de la que se tomará acta sucinta, y que la persona entrevistada deberá firmar en prueba de su conformidad.
   • Entrevista con la persona denunciante, en caso de resultar posible, que deberá ir precedida de la correspondiente lectura de los derechos y las garantías que le asisten como tal, de la normativa que la protege, y de la prohibición de recibir cualquier tipo de represalia o tentativa de represalia a consecuencia de la denuncia interpuesta, de la que se tomará acta sucinta y que la persona entrevistada deberá firmar, en prueba de su conformidad.
   • Entrevista a testigos, que deberá ir precedida, en todo caso, de la advertencia de que se tomará acta sucinta y que la persona entrevistada deberá firmar en prueba de su conformidad.
   • Examen de cualquier tipo de documentación y requerimiento de la misma a las personas físicas o jurídicas correspondientes.
   • Recuperación y análisis de información contenida en dispositivos electrónicos, mediante el uso de herramientas de software y hardware que preserven la integridad de las pruebas, con respeto absoluto a la legalidad vigente.

Asimismo, el acceso y análisis de los dispositivos electrónicos deberá realizarse de conformidad a lo dispuesto en la política de las tecnologías de la información y comunicación de Gorabide, con el fin de proteger el derecho a la intimidad de los trabajadores de esta asociación.

En todo caso, para proceder al acceso y análisis de los dispositivos electrónicos deberán concurrir las siguientes circunstancias: (a) debe haberse informado de manera clara acerca de la naturaleza del control que puede llevar a cabo Gorabide sobre los dispositivos electrónicos; (b) se debe pormenorizar el alcance de dicha supervisión; esto es, manifestar si se inspeccionará el flujo de las comunicaciones o su contenido, si serán inspeccionadas todas o únicamente parte de ellas, si tal medida estará limitada en el tiempo, las personas que tendrán acceso a dicha información, los límites espaciales de la vigilancia y (c) todo ello debe efectuarse con anterioridad a la implementación de la medida.

• Observancia de los derechos fundamentales durante la investigación interna
  Durante el desarrollo de la investigación, deberán respetarse los derechos fundamentales reconocidos por la Constitución a la persona denunciada, a profesionales de la asociación y a las demás personas intervinientes, con relación directa o indirecta con los hechos objeto de denuncia.

• Derechos de la persona investigada
  En la lectura de derechos que se efectúe a las personas investigadas, se deberá informar, cuanto menos, de lo siguiente:
  • Derecho a recibir información de los hechos objeto de investigación: En primer lugar, debe proporcionarse –en un lenguaje sencillo, comprensible y accesible– información fiable, veraz y completa acerca de la investigación interna que se está llevando a cabo.
  • Derecho a cotejar el expediente de investigación: Garantizar la posibilidad de la persona investigada a acceder íntegramente al expediente de la investigación interna y a obtener copia del mismo.
  • Derecho a no declarar y a no confesarse culpable: Prohibición de toda presión psicológica ajena (persuasión, coacción, intimidación, violencia, engaño), dirigida a recabar la declaración de la persona investigada en contra de su voluntad. Asimismo, por otro lado, no se puede exigir la colaboración forzosa de la persona denunciada con la investigación, autoincriminándose.
  • Derecho a la asistencia letrada: Tanto en el marco de la entrevista como a lo largo de todo el restante procedimiento de investigación interna, la persona denunciada podrá ser asistida legalmente, a elección propia, por una persona que no podrá ser propuesta ni sugerida por Gorabide.
  • Derecho a recibir información sobre si se procederá a la grabación y registro de la entrevista.
  • Derecho a formular alegaciones por escrito y a proponer diligencias de investigación: La persona denunciada, con asistencia legal o sin ella, podrá actuar en la investigación interna con el fin de salvaguardar su derecho de defensa.

• Derechos, garantías y obligaciones de la persona denunciante
  La persona que formula la denuncia es titular, cuanto menos, de los siguientes derechos, garantías y obligaciones:
  • Derecho de información: En todo caso, Gorabide deberá informar a la persona denunciante, siempre que sea posible, de la incoación de una investigación interna a resultas de su denuncia, del desarrollo de la tramitación de la denuncia, así como, en especial, del informe conclusivo de dicha investigación interna y, en su caso, de las medidas adoptadas.
  • Garantía de confidencialidad: La misma comprende la denuncia y los datos de filiación de la persona denunciante. Este contenido lo podrá conocer exclusivamente el órgano encargado de la gestión de las denuncias. Esta garantía está dirigida a impedir cualquier eventual represalia –sea de naturaleza laboral o de cualquier otra tipología– hacia la persona denunciante.
  • Obligación de decir verdad sobre los hechos denunciados.

• Participación de personas asesoras o expertas externas en la investigación interna
  Quien se encargue de dirigir o, en su caso, de supervisar la investigación podrá recabar la intervención de cualesquiera otras personas asesoras o expertas externas o, en su caso, de fedatarias públicas, siempre que la investigación así lo requiera.

• Hallazgo casual de hechos contrarios al ordenamiento jurídico en la investigación interna
  Si durante la investigación en curso se descubrieran de forma casual hechos que, sin estar comprendidos en la denuncia, pudieran ser igualmente constitutivos de infracciones de la legalidad, quien se encargue de dirigir o, en su caso, de supervisar la investigación deberá ponerlo inmediatamente en conocimiento del órgano directivo de Gorabide, sin perjuicio, de trasladar los hechos a las autoridades competentes.

• Adopción de medidas cautelares en el marco de la investigación interna
  A iniciativa de las personas responsables, se podrá acordar la adopción de las medidas cautelares necesarias, con el objetivo de garantizar el buen fin de la investigación interna, así como para evitar cualquier perjuicio para Gorabide y sus integrantes o para terceras personas afectadas.

La adopción de tales medidas deberá acordarse por escrito. Se expondrán detalladamente (a) las razones y necesidades que conducen a la adopción de las medidas cautelares; (b) la duración que tendrán las mismas; (c) la identificación de las medidas concretas que se adoptan; (d) un juicio de proporcionalidad entre las medidas adoptadas y los fines perseguidos por aquéllas, optándose siempre por la medida menos gravosa de entre las más eficaces, necesarias y útiles para lograr los fines perseguidos; y (e) la adopción de tales medidas serán puestas en conocimiento del órgano directivo de Gorabide, así como de las personas afectadas directa o indirectamente por esas medidas.

• Comunicación de los hechos a la Justicia
  En aquellos casos en los que Gorabide proceda a comunicar a la Justicia los hechos denunciados e investigados, pondrá a disposición de las autoridades judiciales competentes el expediente íntegro resultante de la investigación, incluyendo la totalidad de las pruebas obtenidas en el marco de la misma.

Asimismo, esta asociación prestará completa colaboración con la autoridad judicial competente para la debida y adecuada investigación y esclarecimiento de los hechos. Igualmente, en tales supuestos, la asociación decidirá si es su voluntad actuar como parte en el marco del procedimiento judicial que se inicie a resultas de los hechos denunciados e investigados, siempre y cuando se determine que tiene la condición de perjudicada o, en su caso, decida comparecer como acusación popular.

• Finalización de la investigación
  Superado todo el proceso descrito, las personas responsables del sistema y de requerimientos normativos de Gorabide darán por concluida la investigación, formalizando este paso en un informe de conclusiones.

Informe de conclusiones

Concluida la investigación se emitirá un informe de conclusiones debidamente justificado en el que se propondrá al órgano directivo de Gorabide alguna de las siguientes recomendaciones: (a) El archivo de la denuncia si se comprueba finalmente que el incumplimiento normativo no se ha producido. (b) Las medidas correctoras o sancionadoras que procedan si resultase acreditado el incumplimiento normativo. Estas medidas, en función de resultado que haya arrojado la investigación y el expediente tramitado, pueden consistir en dar traslado al juzgado o a la fiscalía de los hechos por su carácter penal, así como, en su caso, la adopción de las medidas preventivas que se estimen oportunas para evitar que incumplimientos similares se vuelvan a producir.

Otras consideraciones

• Conservación de las denuncias
  Las denuncias se conservarán únicamente durante el período que sea necesario y proporcionado, a efectos de cumplir con los requisitos impuestos por este protocolo, de conformidad con lo dispuesto por la legislación nacional e internacional en materia de protección de datos personales.

• Entrada en vigor
  Este protocolo resultará de aplicación a todos aquellos hechos cometidos con posterioridad a la entrada en vigor de la Ley 2/2023 o que, aun habiéndose cometido con anterioridad a la fecha de su entrada en vigor, se denunciasen con posterioridad a dicha fecha.

• Tratamiento de los datos en el canal de denuncias

Derechos de la persona interesada

• Ejercer todos los derechos según la legislación vigente sobre protección de datos.

• Obtener confirmación por parte de la persona responsable del tratamiento, sobre si se están tratando o no datos personales que le conciernen. Acceder a sus datos personales, solicitar la rectificación de datos inexactos, solicitar la supresión de datos que ya no sean necesarios para los fines que se recogieron, solicitar la limitación u oposición del tratamiento de los datos –en este caso, únicamente se conservarán para el ejercicio de posibles reclamaciones–, y solicitar la portabilidad de sus datos.

• En caso de que se traten sus datos para alguna finalidad en la que haya solicitado su previo consentimiento, tiene derecho a retirar el mismo en cualquier momento sin que ello afecte a la licitud del tratamiento previo a su retirada.

Puede ejercer los derechos indicados anteriormente ante la persona responsable del tratamiento, cuyos datos figuran en este protocolo, aportando el correspondiente documento que le identifique. Si lo desea, puede solicitar los formularios necesarios para facilitar el ejercicio de sus derechos.

Asimismo, puede presentar su reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos, con domicilio en la calle Jorge Juan nº 6 – 28001 de Madrid, o en la web aepd.es.